Microsoft 365 beveiliging: phishing voorkomen en MFA correct instellen

Microsoft 365 is tegenwoordig de ruggengraat van veel organisaties. E-mail, documenten, samenwerking via Teams en opslag in SharePoint maken het platform enorm krachtig. Juist daarom is Microsoft 365 ook een interessant doelwit voor cybercriminelen.

Phishingmails, nep-documentuitnodigingen en pogingen tot accountmisbruik komen steeds vaker voor. In veel gevallen lijkt een bericht afkomstig van een bekende relatie of klant, terwijl het in werkelijkheid gaat om een poging om toegang te krijgen tot een account.

In dit artikel leggen we uit hoe je jouw Microsoft 365 omgeving beter kunt beveiligen, waar medewerkers op moeten letten bij het ontvangen van documenten en welke basisbeveiligingen altijd actief zouden moeten zijn binnen een organisatie.

We verwijzen daarbij ook naar de officiële documentatie van Microsoft, zoals de Microsoft 365 Security documentatie, zodat je direct betrouwbare bronnen kunt raadplegen.

Waarom Microsoft 365 een doelwit is voor phishing

Veel phishingaanvallen zijn tegenwoordig gericht op Microsoft 365 accounts. Wanneer een aanvaller toegang krijgt tot een account kan deze onder andere:

• e-mails versturen uit naam van een medewerker
• documenten delen via OneDrive of SharePoint
• facturen of betaalverzoeken manipuleren
• interne communicatie bekijken

Doordat Microsoft 365 veel geïntegreerde diensten bevat, kan één gecompromitteerd account al snel grote gevolgen hebben. Volgens Microsoft zelf is phishing nog steeds de meest gebruikte methode bij cyberaanvallen. Meer informatie hierover vind je in het Microsoft Security overzicht: Microsoft phishing bescherming.

Waar moet je op letten bij het ontvangen van documenten?

Een veelgebruikte phishingtechniek is het versturen van een documentuitnodiging via SharePoint, OneDrive of een externe documentendienst. Zo’n bericht lijkt vaak betrouwbaar omdat het afkomstig lijkt van een bekende afzender.

Toch zijn er een aantal signalen waar je alert op moet zijn:

• je ontvangt onverwacht een document of bestand
• de mail bevat alleen een korte tekst zoals “Bekijk dit document”
• de afzender lijkt bekend, maar het bericht voelt niet logisch
• je wordt gevraagd opnieuw in te loggen op een Microsoft pagina

Twijfel je over een document? Klik dan niet direct op de link, maar neem eerst contact op met de afzender of overleg met je IT-beheerder.

Het is beter om één keer extra te controleren dan per ongeluk toegang te geven tot een account of organisatieomgeving.

Wat moet je doen als je een phishingmail ontvangt?

Wanneer een medewerker een verdachte e-mail ontvangt is het belangrijk om rustig en systematisch te handelen. De volgende stappen zijn een goede basis:

• klik niet direct op links of bestanden
• controleer het e-mailadres van de afzender
• verifieer bij de afzender of het bericht daadwerkelijk is verstuurd
• meld de mail bij de IT-beheerder
• verwijder het bericht uit de inbox

Mocht er toch op een link zijn geklikt, dan is het verstandig om uit voorzorg het wachtwoord te wijzigen en de Microsoft 365 omgeving te laten controleren op verdachte activiteiten.

Welke basisbeveiliging moet altijd actief zijn in Microsoft 365?

Veel beveiligingsproblemen ontstaan doordat basisinstellingen niet goed zijn geconfigureerd. Microsoft adviseert daarom een aantal minimale beveiligingsmaatregelen voor elke organisatie.

1. Multi-Factor Authentication (MFA)

Multi-Factor Authentication voegt een extra beveiligingslaag toe aan het inloggen. Naast een wachtwoord moet een gebruiker bijvoorbeeld ook een bevestiging geven via de Microsoft Authenticator app.

Volgens Microsoft kan MFA meer dan 99% van de geautomatiseerde accountaanvallen voorkomen. Meer informatie hierover vind je op de officiële Microsoft pagina: Hoe Multi-Factor Authentication werkt.

2. Security Defaults inschakelen

Voor kleinere organisaties adviseert Microsoft om Security Defaults te activeren. Deze standaard beveiligingsinstellingen zorgen onder andere voor:

• verplichte MFA voor alle gebruikers
• extra bescherming voor beheerdersaccounts
• blokkeren van verouderde inlogmethoden
• automatische beveiligingsregels tegen bekende aanvallen

Meer informatie over deze instellingen vind je hier: Microsoft Security Defaults uitleg.

3. Regelmatige controle van aanmeldingen

Microsoft 365 houdt een overzicht bij van alle aanmeldingen binnen een organisatie. IT-beheerders kunnen hier controleren:

• vanuit welke locatie een gebruiker heeft ingelogd
• welke apparaten toegang hebben
• of er mislukte inlogpogingen zijn geweest

Deze informatie is te bekijken via de Microsoft Entra ID aanmeldingslogboeken. Meer hierover lees je op: Microsoft sign-in logs.

4. Controle op automatische e-maildoorsturing

Een veelgebruikte techniek bij gehackte accounts is het instellen van automatische e-maildoorsturing. Hierdoor ontvangt een aanvaller alle inkomende mails zonder dat de gebruiker dit merkt.

Het is daarom verstandig om regelmatig te controleren of er geen ongewenste forwardingregels actief zijn binnen Exchange Online.

5. Bewustwording bij medewerkers

Technische beveiliging is belangrijk, maar uiteindelijk blijft de mens vaak de eerste verdedigingslinie. Door medewerkers bewust te maken van phishing en verdachte e-mails kan een groot deel van de aanvallen worden voorkomen.

Microsoft biedt hiervoor ook uitgebreide richtlijnen, bijvoorbeeld via de Microsoft phishing protection documentatie.

Een veilige Microsoft 365 omgeving begint bij de basis

Phishing en accountmisbruik komen steeds vaker voor, maar met de juiste basisbeveiliging kun je de meeste risico’s aanzienlijk beperken.

Door Multi-Factor Authentication te gebruiken, Security Defaults te activeren en regelmatig controles uit te voeren op aanmeldingen en mailboxinstellingen, verklein je de kans dat een aanvaller toegang krijgt tot jouw organisatieomgeving.

Daarnaast blijft het belangrijk dat medewerkers alert zijn op verdachte e-mails of onverwachte documentuitnodigingen. Twijfel je over een bericht? Neem dan altijd eerst contact op met de afzender of je IT-beheerder.

Bij SVM Digital Solutions helpen wij organisaties met het beveiligen en beheren van hun Microsoft 365 omgeving. Denk aan het instellen van MFA, het controleren van beveiligingsinstellingen en het uitvoeren van periodieke security checks.

Wil je weten of jouw Microsoft 365 omgeving goed is ingericht of kunnen we helpen bij het verbeteren van de beveiliging? Neem gerust contact met ons op.